常見的服裝外貿跟單流程
樣板單處理-成本核算及報價-接單-算料-面輔料采購-庫存與倉管-安排生產-出貨方式和船期-出裝箱單-報商檢出口-追收貨款
首先是從板單跟起
1.翻譯：接到外國客人板單先對進行文字處理，翻譯成中文。
2.檢查：進行逐項檢查板單，看清楚客人要求。
A.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報價提供板布）
B.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如YKK）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有速下單訂購。
3.制作工藝單：要注明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫制要求，印、繡花及其它處理，交板日期等。
4.交接板房：完整的樣板工藝生產通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板。
5.樣衣制作與洗水、后整：板房做好樣衣后交給桿單元安排洗水，查看樣衣符合各項要求后交給聯系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求后交給板房做后整。
6.樣衣寄送：板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤后交給跟單員。跟單員要核對無誤寄給客人。
成本核算及報價
1.填寫核價單：跟單員寄出樣板同時要安排進行核價，并填寫核價單，在填寫核價單時一定要認真，清晰、力求準確（核價單資料后附）包括面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價，印、繡花價格和各種物料價格和用量；加工費，洗水費，出貨運輸文件費，以及利潤等一覽表。
2.核實生產難度：核實板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度，主要是與布廠同事溝通，落實確定后明確面料價格資料，方便用料的價格核算。
3.算產量與加工費：跟單員提供板單及樣衣給生產部對照，進行生產量及加工費的計算和報價。
4.匯總核算成本
樣板單到此才算跟完。
接單
一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會給出目標價, 大貨大約的數量，要求先安排定織胚布，打LID色板和安排再起確認樣板。
起確認樣板時關鍵在于保證交期及質量，因此跟單員經手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重復返工。
大貨生產常做的幾種樣板（sample）
1.頭板（proto-sample）,一般來說頭板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但當有配色時,一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。
2.推銷板或大板（Salesman sample）作為大板,顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料，一定要好。
因為一般來說,大板是客人用于展銷會的展辦，目的為了將之前所做出的新款式，通過展銷辦獲得定單。如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費。
3.生產板（PP-sample）,為了保證大貨的準確性，在裁剪前，做給客戶看的樣板，代表大貨質量，也是客戶對大貨的檢驗。
4.影相板,又叫照相板（Photo-sample），一般來說是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來擴大宣傳,增加銷售量的樣辦,主要看款式，外觀效果要好,一定要起到門面作用。
5.齊色齊碼板（Size set sample）,此項要求只是對于特定客的訂單，大貨下來后，該客戶會要求先安排做跳碼板（可以代用布和物料），待跳碼板確認后，再做正確大貨布齊色齊碼板給客確認OK后才可開裁。
6.洗水樣板，這個一般由跟單員自己批核，洗水要求要跟客人要求。并要保證成衣水洗尺寸，必須提前做好面料縮水率測試。如果洗水差異跟客人樣板出入較大返洗又實在無法達到客人要求的就挑出落色辦給客人批核確認。并跟客人解釋溝通以得到客人認可。
7.船頭板（Shipping sample），大多數客戶船頭辦要求板房在出貨前6~10天做好或從大貨里挑選，船頭板原則該并入大貨收費,寄出船樣的細碼單并入大貨交給財務出據發票，跟單員應負責跟進回收貨款。
訂單的執行
在和客戶正式簽定定單合同，并確認客戶已執行合同后，要下達生產通知單，生產通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達后落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令，并已開始執行。
向生產部要生產計劃，監督生產指令在各環節中的進行，保證其順暢。
如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出合理的生產計劃。
確認
在合同簽定后，對于跟單員來說，確認工作是重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：
1.首先確認生產計劃，要清點好主、輔料是否齊備，核對好來料顏色是否一致，保證生產按期順利開始。
2.監督和督促生產計劃，確認所有保證生產順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人，并已得到認真執行。
3.核對所有來料，與客戶確認意見一致。
4.要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數量，如出現變更，要在 時間內通知生產部門，減少不必要的損失。
訂單的跟蹤
在定單的執行過程中，要準時填報生產進度跟進表，及時給客戶報告生產進度，并要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，并及時與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門采取補救措施等。
出貨
跟單員應提前6~7天提供商檢資料給船務，并與客戶協商之后入倉期，跟進裝箱單，入倉紙，出口證等出貨資料，及時安排出貨，如對于箱嘜、條形碼、包裝袋有不同要求，應當引起注意，并以書面形式下達給包裝部：
1.制定時間表：出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關部門（根據入貨通知時間及時安排發貨，如不能保證交貨，及時同船運公司或客戶協商處理）
2.訂艙、報關
3.辦理內部發貨手續
4.船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前6~10天給客戶寄出。
出貨程序可概括為：
(1)籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。
(2)催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。
(3)訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。
A.貨柜選擇：
根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。
常用的有：
20’柜：29 – 30立方/17.5噸；
40’柜：58 – 61 立方/22.5噸；
40’H ：68 –71立方/27.5噸。
B.制作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C.跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。
貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。
如 柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一兩箱放于貨柜尾部用于海關查貨。
(4)制單結匯：是出口貨物跟單的之后 環節。
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C、合同或其它單據的內容制作各種單據。
要在L/C的有效期內將單據送交銀行。
出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。
單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。
發票的開具及貨款回收
跟單員負責出貨后跟進發票的開具，由跟單員負責提供出貨裝箱單及定單合同交給財務部統一開具發票。
跟單員負責及時督促客戶辦理，加快公司的資金周轉。
另對于信用證結算的客戶，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內容進行審核；電匯方式結算的，要在發貨后，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發生。
跟單員報賬
對于費用方面的報帳：差旅費，出差歸來后，要及時報帳，具體按公司文件執行；其他費用的報帳，力求在費用發生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。
生產過程跟單
除了樣板單、接單與出貨，生產過程跟單也是外貿企業業務流程的重中之重。
很多外貿公司并沒有自己的工廠，采用的是外發加工或者合作工廠的形式，對于實際生產能力和生產進度很難很好的掌控，而由此造成的交期延誤卻要由外貿公司來承擔，包的那不是空運，都是眼淚呀！
生產過程跟單的流程：
1.下達生產通知書
跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。
2.分析生產能力
生產通知單下達后，要分析企業的生產能力。能否按期、按質交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？
3.制定生產計劃
生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生產人員將訂單及時轉化為生產通知單。
4.跟蹤生產進度
實際進度與計劃進度發生差異，通常有下列原因：
a. 原計劃錯誤；
b.機器設備有故障；
c.材料沒跟上；
d.不良率和報廢率過高；
e.臨時工作或特急訂單的影響；
f.前制程延誤的累積；
g.員工工作情緒低落，缺勤或流動率高。
